Waarom deze klachtenregeling

Wij doen ons best om je opleiding goed te laten verlopen. Toch kan er iets misgaan of anders lopen dan je had verwacht. Ben je ergens ontevreden over, laat het ons dan weten. Een klacht is voor ons een serieus signaal en een kans om beter te worden. In deze regeling lees je bij wie je terechtkunt, hoe wij je klacht behandelen, binnen welke termijnen, en wat je kunt doen als je er met ons niet uitkomt.

Deze regeling geldt voor alle deelnemers, opdrachtgevers en andere belanghebbenden bij het onderwijs van Hypnose Instituut Nederland B.V.

Artikel 1 — Bij wie dien je een klacht in

Wij vinden het prettig als je een probleem eerst bespreekt met je docent of met onze klantenservice. Vaak is het dan snel opgelost. Kom je er zo niet uit, of gaat het om iets dat je liever direct formeel meldt, dan dien je je klacht in bij de klachtenfunctionaris.

Postadres voor schriftelijke klachten:

Hypnose Instituut Nederland B.V., t.a.v. de klachtenfunctionaris, 

Industrieweg 10r1566 JP Assendelft.

Artikel 2 — Wat zet je in je klacht

Om je klacht goed te kunnen behandelen vragen wij om:

je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;

de opleiding en de groep waar het om gaat;

een omschrijving van je klacht en de datum of periode waarop die betrekking heeft;

wat je al hebt ondernomen en met wie je hierover contact hebt gehad;

wat je van ons verwacht;

eventuele stukken die je klacht onderbouwen.

Je klacht wordt in behandeling genomen wanneer die binnen een jaar na het voorval wordt ingediend, of binnen drie maanden na afronding van je opleiding indien dat later is. Een klacht die daarbuiten valt, nemen wij alsnog in behandeling wanneer daar goede redenen voor zijn.

Anonieme klachten kunnen wij niet in behandeling nemen, omdat wij dan niet kunnen terugkoppelen. Wil je je klacht wel melden maar niet als klacht laten registreren, geef dat dan aan.

Artikel 3 — Vertrouwelijkheid

Wij behandelen je klacht altijd vertrouwelijk. Dat betekent:

je klacht wordt alleen gedeeld met de personen die bij de behandeling betrokken moeten zijn;

het klachtdossier wordt gescheiden van je deelnemersdossier bewaard en is alleen toegankelijk voor de klachtenfunctionaris en de directie;

iedereen die bij de behandeling betrokken is — medewerkers, docenten en examinatoren — is gebonden aan een ondertekende geheimhoudingsverklaring;

het indienen van een klacht heeft geen enkel nadelig gevolg voor je deelname aan de opleiding of voor je beoordeling.

Wordt je klacht voorgelegd aan de onafhankelijke beroepsinstantie, dan worden alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens verstrekt.

Artikel 4 — Termijnen voor reactie

Artikel 5 — Behandeling en eventueel uitstel

De klachtenfunctionaris onderzoekt je klacht: hij bestudeert de stukken, hoort jou, en hoort de betrokken docent of medewerker.

Waar mogelijk nodigt hij je uit voor een gesprek — telefonisch, online of op locatie — om samen tot een oplossing te komen.

Binnen 4 weken na ontvangst ontvang je een schriftelijk en gemotiveerd oordeel: of je klacht gegrond, deels gegrond of ongegrond is, welke maatregelen wij nemen en binnen welke termijn.

Is er meer tijd nodig voor onderzoek, dan laten wij je dat binnen die 4 weken schriftelijk weten. In dat bericht staat waarom het langer duurt en op welke datum je uitsluitsel kunt verwachten. Het uitstel bedraagt ten hoogste 4 weken; is ook dat niet haalbaar, dan informeren wij je opnieuw met een nieuwe datum.

Artikel 6 — Niet eens met de afhandeling: beroep bij een onafhankelijke derde

Ben je het niet eens met het oordeel of met de afhandeling, dan kan je de volgende stap zetten.

Beroep bij de Klachtencommissie van KTNO. Kom je er ook dan niet uit, dan kun je je klacht voorleggen aan de Klachtencommissie van KTNO (Stichting Kwaliteit en Toetsing Natuurgerichte Opleidingen), de onafhankelijke beroepsinstantie waarbij Hypnose Instituut Nederland als geaccrediteerd opleider is aangesloten.

Indienen: via het contactformulier op ktno.nl/contact. De regeling staat op ktno.nl/zorgverleners/klachtenregeling.

Termijn: in beginsel binnen drie maanden na afronding van de scholing; de commissie kan die termijn verlengen.

Samenstelling: de commissie bestaat uit bestuursleden en een commissaris van KTNO, aangevuld met ten minste één onafhankelijk deskundige.

Verloop: je ontvangt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging; de commissie toetst de ontvankelijkheid, vraagt onze schriftelijke reactie, en hoort zo nodig beide partijen.

Uitspraak: het advies van de commissie gaat naar de KTNO-commissaris, die binnen twee weken schriftelijk reageert. Die uitspraak is bindend, tenzij beroep openstaat.

Met de naam van deze commissie als onafhankelijke derde voldoen wij aan de eis dat er beroep openstaat bij een met name genoemde onafhankelijke instantie. De gang naar de rechter blijft daarnaast altijd open.

Artikel 7 — Het oordeel is voor ons bindend

Hypnose Instituut Nederland aanvaardt het oordeel van de Klachtencommissie van KTNO, respectievelijk van de onafhankelijke derde in beroep, als bindend. De consequenties die uit dat oordeel voortvloeien — bijvoorbeeld herstel, een aangepaste beoordeling, een aanvullende voorziening of restitutie — voeren wij uit binnen 4 weken na de uitspraak. Wij informeren je schriftelijk zodra dat is gebeurd.

Artikel 8 — Registratie en bewaartermijn

Elke klacht wordt vastgelegd in het klachtenregister, met: datum van ontvangst, naam van de klager, opleiding en groep, onderwerp, behandelaar, verzonden ontvangstbevestiging, inhoudelijke reactie, eventueel gemeld uitstel, datum van afhandeling, uitkomst, verbetermaatregel en of de klacht is doorverwezen naar KTNO.

Het register wordt beheerd door de klachtenfunctionaris en is uitsluitend toegankelijk voor de klachtenfunctionaris en de directie. Klachtdossiers en het register worden bewaard tot 2 jaar na afhandeling en daarna vernietigd.

Eén keer per jaar analyseert de directie het register: hoeveel klachten er waren, waarover ze gingen, hoe ze zijn afgehandeld en welke patronen zichtbaar zijn. Structurele oorzaken worden opgenomen in ons verbeterregister en teruggekoppeld in het docentenoverleg.

Artikel 9 — Slotbepalingen

Deze klachtenregeling is gepubliceerd op hypnoseinstituutnederland.nl/klachtenregeling, is opgenomen in de studiegids van elke opleiding, en wordt aangehaald in de artikelen 17 en 18 van onze algemene voorwaarden. Wij verstrekken de regeling desgevraagd kosteloos.

Aan het gebruik van deze klachtenregeling zijn voor jou geen kosten verbonden. Voor de procedure bij KTNO gelden de voorwaarden van die organisatie.

Deze regeling is vastgesteld door de directie op 01-07-2026 en wordt jaarlijks geëvalueerd.