Productiviteit verhogen als ondernemer en werknemer: 10 tips

Parttime ondernemen, slashen, medewerker bij X en eigenaar van; steeds meer mensen werken parttime en in loondienst en parttime als ondernemer. Er zijn inmiddels allerlei termen voor deze manier van werken. Toch is dit niet altijd de meest handige manier van werken, je wilt je bedrijf in de benen houden en je wilt ook je normale baan goed blijven doen. De sleutel om dit op te lossen is je productiviteit verhogen.

Daarom heb ik speciaal voor ondernemers en mensen in loondienst dit blog geschreven over het verbeteren van de productiviteit.

Wat is productiviteit?

Productiviteit betekent dat je inkomsten uit werk haalt. Hoe hoog je productiviteit is kan daarom afhangen van het verdienmodel dat je hebt. In ieder geval ben je productief als je bezig bent met activiteiten die bij je omzet horen of die ervoor zorgen dat het bedrijf waar je werkt zijn activiteiten optimaal kan uitvoeren.

Uit onderzoek blijkt dat vrouwelijke ondernemers vaker parttime ondernemen dan mannen en dat ze per gewerkt uur als ondernemer ook minder productief zijn dan mannen. In dit onderzoek kan dit er ook op slaan dat ze per uur minder verdienen, dus dat hoeft nog niet eens iets te zeggen over hoeveel werk ze verzetten in dat uur.

Het voelt als productiviteit, maar is dat het ook?

Een grote val waarin veel mensen trappen is dat ze denken dat ze allerlei productieve dingen doen, maar die zijn soms uiteindelijk juist niet productief. Een aantal van die activiteiten is:

• Het controleren van je e-mail
• Het controleren van je (bedrijfs)social media

Vooral e-mail meldingen die in beeld verschijnen terwijl je achter je PC werkt kunnen veel stress opleveren en kunnen ervoor zorgen dat je vaak geïnterrumpeerd word. Hoe meer je bezig bent met je e-mail hoe minder productief mensen zich voelen. Alleen als mensen een vast tijdstip hebben waarop de e-mail wordt gecontroleerd voelt men zich vaak ook meer productief.

Het controleren van je bedrijfs social media lijkt soms ook heel productief. Als je een like hebt gekregen krijg je daar ook een goed gevoel van. Blijkbaar zijn mensen blij met je social media. Het is ook een belangrijk onderdeel van je marketing, maar in principe is het plaatsen van de berichten voldoende en kun je het aan het einde van de dag ook controleren. Vooral als iets anders dan social media je echte werk is.

In loondienst kan het gebruik van social media ervoor zorgen dat het samenwerken met andere collega’s verbeterd wordt. Als de social media ook echt voor het werk wordt gebruikt kan dit zelfs de productiviteit verhogen. De verschillen bij social media tussen een ondernemer en iemand in loondienst zijn daardoor erg verschillend.

Zaken die productiviteit schaden

In sommige bedrijven is het populair om mensen extra te belonen als ze iets goeds doen om de productiviteit te verbeteren. Dit is vaak ook iets wat gebeurt, maar als dit verkeerd wordt aangepakt heeft het een nare bijwerking.

Pestgedrag op het werk.

Mensen die bijvoorbeeld erg goed zijn in hun werk kunnen mensen die geen gebruik kunnen maken van de extra beloning gaan pesten. Door bijvoorbeeld de competitie aan te wakkeren en het gevoel dat de ander nooit gaat bereiken wat hij bereikt toe te passen.

De “pester” probeert hiermee nog hoger op de relatieve ladder op de werkvloer te staan en de afstand tussen minder presterende collega’s groter te maken. Hierdoor vermindert de productiviteit van de minder presterende collega. Het verschil lijkt dan groter, maar dit betekent niet dat de pester echt productiever blijft na de eerste keer dat er een extra beloning is gegeven.

Gezondheidsklachten zorgen vaak ook voor een lagere productiviteit op het werk en ook als ondernemer. Als werknemer ben je wellicht wel op je werk, maar je functioneert dan gewoon niet optimaal. Pijn kan bijvoorbeeld je concentratievermogen verminderen en voor een verslechtering van de focus zorgen.

Als zelfstandige kun je eenvoudig de dag vrij nemen als je je een keer minder goed voelt, alleen op de lange termijn helpt dit niet en ook dan kun je last krijgen van concentratieproblemen.

Tips om de productiviteit te verbeteren

Er zijn meerdere dingen die je kunt doen om je productiviteit te verbeteren. Daarom ga ik een aantal tips geven die voor de ondernemer en de werknemer van pas komen.

Tip 1: Houd je lichaam gezond

Om de productiviteit te verbeteren en vast te houden kun je daarom beginnen met het gezond houden van je lichaam. Uit onderzoek blijkt dat als je zittend en staand werken met elkaar afwisselt mensen minder last hebben van vermoeidheid en rugklachten. De productiviteit blijft hierdoor ook de hele dag op ongeveer hetzelfde niveau.

Tip 2: Verbeter je gevoel van welzijn

Welzijn is een heel uitgebreid concept. Iemands welzijn hangt bijvoorbeeld af van de fysieke gezondheid, waar je aan werkt via de eerste tip, maar ook aan iemands mentale gezondheid. Je goed voelen zorgt ook voor een hogere productiviteit op het werk.

Om je welzijn te verbeteren kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van meditatie. Uit onderzoek blijkt dat dagelijks 10 minuten mediteren stress significant vermindert waardoor je je beter voelt.

Tip 3: Begin met de zware klussen

Voor de meeste mensen begint de dag met het controleren van je e-mail. Dit is echter een hele eenvoudige taak en het is eigenlijk zonde om hier je goede energie aan te besteden. Je kunt daarom beter beginnen met de zwaardere taken van de dag waar je meer focus en concentratie voor nodig hebt. Dan voelt het checken van je mail daarna ook meer als een pauze dan als werk 😊.

Tip 4: Stop met multitasken

Focus je op 1 taak. Door meerdere dingen tegelijkertijd te doen doe je eigenlijk overal langer over en geef je dat werk ook minder kwaliteit dan je zou kunnen. Zet de meldingen van je telefoon uit en stop met het checken van je e-mail. Uit onderzoek blijkt zelfs dat multitasken je productiviteit met 40 procent verlaagt. Daarbij verlaagt het ook je IQ. Dus als je weet wat slim voor je is focus je je op 1 taak.

Tip 5: Maak een to do list voor de volgende dag

Echt alleen voor de volgende dag en alleen met de belangrijkste taken, anders wordt die lijst zo lang en dat werkt weer demotiverend. Door dit aan het einde van je werkdag te doen verspil je niet je goede energie in de ochtend en je voorkomt dat je gedurende de dag je lijst aanvult en jezelf alleen maar meer stress bezorgt.

Als het kan kun je het ook nog met een collega hebben over je of elkaars to-do-lijst, hierdoor denk je meer aan de activiteiten en aan wat je moet doen. Dan hoef je dat denkwerk de volgende dag al niet meer te herhalen en kun je er ook beter op vertrouwen dat je to-do-lijst niet te vol is.

Daarbij kun je ook je to do list korter maken door alleen de dingen te doen die echt belangrijk zijn, hiermee verbeter je ook de focus voor die taken.

Tip 6: Verwijder afleiding

Afleiding, zoals social media en je mail pop-ups in het scherm, zijn erg vervelend voor je productiviteit. Als je internet niet nodig hebt voor je werk kun je zelfs het beste de wifi gewoon uitzetten.

Als je andere afleiding hebt kun je die het beste uit je kantoor verwijderen. Zijn het juist collega’s die je afleiden met hun onderlinge gepraat? Koop dan een koptelefoon en luister naar klassieke of focus muziek zodat je je goed kunt focussen op je werk.

Tip 7: Plan je telefoongesprekken

De meeste mensen vinden het vervelend om iemand te bellen. Of zelfs om de telefoon op te nemen. Gelukkig heeft iedereen er wel begrip voor dat je ook nog andere dingen te doen hebt en je ze later terugbelt. Bepaal daarom een moment op de dag waarop je nagaat wie je heeft gebeld en wie je gaat terugbellen. Dan heb jij de regie in de hand in plaats van je telefoon.

Tip 8: Van activiteit wordt je brein actief

Het staan en zittend werken afwisselen zorgt ervoor dat je veel energie behoudt. Je werk afwisselen met activiteit, zoals squats of een paar keer gewichtheffen, zorgt ervoor dat er ook weer energie naar je brein gaat waardoor je je daarna weer beter kunt focussen en jawel, productiever wordt.

Tip 9: Slaap voldoende

Slapen is ontzettend belangrijk voor je focus en productiviteit. Als je niet slaapt heb je last van concentratieproblemen en duurt alles eigenlijk langer, hierdoor maak je wellicht langere dagen en slaap je nog minder.

Door juist de tijd te nemen om echt 8 uur per nacht te slapen ben je meer uitgerust en kun je juist beter werken en ben je ook sneller klaar met je werk en ben je dus productiever.

Tip 10: Blijf optimistisch

Of je nu in loondienst werkt of ondernemer bent soms gaat het even wat minder. Dan is het heel eenvoudig om pessimistisch te worden, maar juist optimisme werkt om je productiviteit hoog te houden.

Om optimistisch te blijven is het van belang dat je weet waarom je pessimistisch wordt en om vervolgens die waarom overtuigingen te veranderen. Hypnose kan je hiermee helpen.

Wil je meer weten over mentale technieken om beter te kunnen werken? Kom dan eens naar een workshop of bekijk de opleidingen van het Hypnose Instituut Nederland.

Bronnen:

https://link.springer.com/article/10.1007/s11187-009-9174-x

http://dl.acm.org/citation.cfm?id=2858262

http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S074756321300366X

http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S105348221300048X

http://oem.bmj.com/content/71/11/765.short

http://journals.lww.com/joem/Abstract/2015/04000/Well_Being_Improvement_in_a_Midsize_Employer_.4.aspx

https://www.thebalance.com/top-ways-to-increase-productivity-2948669